Việc xuất hóa đơn đúng thời điểm là yêu cầu bắt buộc đối với mọi tổ chức, doanh nghiệp khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên trên thực tế, tình trạng lập hóa đơn sai thời điểm vẫn xảy ra khá phổ biến, dẫn đến rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính. Theo quy định hiện hành tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi này đã có chế tài cụ thể; và đáng chú ý, từ ngày 16/01/2026, mức phạt sẽ được điều chỉnh tăng mạnh theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP, thể hiện định hướng siết chặt quản lý hóa đơn điện tử.

1. Mức phạt hiện hành theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (áp dụng đến hết 15/01/2026)

Theo quy định hiện nay, mức xử phạt đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm được phân loại theo tính chất và mức độ vi phạm:

Phạt cảnh cáo

Áp dụng trong trường hợp:

• Lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng có tình tiết giảm nhẹ,

• Không làm chậm nghĩa vụ thuế,

• Và đã lập hóa đơn đầy đủ, kịp thời.

Phạt tiền từ 3.000.000 – 5.000.000 đồng

Mức phạt phổ biến này được áp dụng khi:

• Lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không thuộc trường hợp bị cảnh cáo.

• Mức phạt không nhân theo số lượng hóa đơn, chỉ xét theo hành vi vi phạm.

Phạt tiền từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng

Áp dụng khi:

• Sai thời điểm được phát hiện trong quá trình thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế,

• Đồng thời hóa đơn đã giao cho khách hàng hoặc đã đưa vào kê khai thuế.

2. Mức phạt mới từ 16/01/2026 theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP

Từ năm 2026, mức phạt đối với hành vi lập hóa đơn sai thời điểm sẽ tăng rất mạnh nhằm nâng cao tính răn đe, đặc biệt với các trường hợp vi phạm số lượng lớn.

Phạt tiền từ 50.000.000 – 70.000.000 đồng

Áp dụng khi:

• Lập hóa đơn không đúng thời điểm,

• Số lượng vi phạm từ 100 hóa đơn trở lên.

Phạt tiền lên tới 80.000.000 đồng

Áp dụng đối với:

• Hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ,

• Với từ 50 giao dịch trở lên.

Các mức xử phạt mới cho thấy sự tăng cường kiểm soát và yêu cầu cao hơn về tuân thủ đối với doanh nghiệp.

3. Một số lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp

• Mức phạt nêu trên áp dụng đối với tổ chức. Cá nhân vi phạm thường bị phạt bằng 1/2 mức phạt của tổ chức, theo nguyên tắc chung của xử phạt hành chính.

• Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp còn có thể phải thực hiện các biện pháp khắc phục hậu quả, gồm:

  • Buộc lập hóa đơn theo đúng quy định,

  • Điều chỉnh hồ sơ khai thuế nếu phát sinh nghĩa vụ thuế liên quan,

  • Cập nhật hệ thống hóa đơn điện tử và quy trình kế toán để tránh tái phạm.

Kết luận

Việc lập hóa đơn đúng thời điểm không chỉ là yêu cầu pháp lý, mà còn giúp doanh nghiệp tránh chi phí rủi ro, đảm bảo minh bạch tài chính và tuân thủ thuế. Với mức phạt mới tăng cao từ năm 2026 theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp cần rà soát quy trình xuất hóa đơn, tăng cường kiểm soát nội bộ để hạn chế sai sót.