[CẬP NHẬT PHÁP LÝ] CHUYỂN ĐỔI MÃ SỐ THUẾ SANG SỐ ĐỊNH DANH CÁ NHÂN TỪ 01/07/2025: LỘ TRÌNH VÀ LƯU Ý THỰC TIỄN

Từ ngày 01/7/2025, Cơ quan Thuế sẽ thực hiện đồng bộ tự động, ngừng cấp mã số thuế riêng và sử dụng số định danh cá nhân để thay thế cho mã số thuế của cá nhân, hộ gia đình, hộ kinh doanh tại Việt Nam. Tính đến thời điểm hiện tại, hơn 65 triệu mã số thuế đã được chuẩn hóa, đây là một bước cải cách quan trọng nhằm đồng bộ quản lý thuế với cơ sở dữ liệu dân cư, giảm trùng lặp, sai sót và đơn giản hóa thủ tục thuế. Bài viết này nhằm phân tích ý nghĩa, cách thức triển khai và những điểm cần lưu ý để cá nhân, hộ kinh doanh và doanh nghiệp chủ động chuẩn bị cho sự thay đổi này.

I. Cơ sở pháp lý và mục tiêu của việc thay thế mã số thuế bằng số định danh cá nhân

Theo quy định tại khoản 7 Điều 35 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và Điều 7 Thông tư 86/2024/TT-BTC, kể từ ngày 01/7/2025, Việt Nam sẽ chính thức sử dụng số định danh cá nhân thay thế mã số thuế của hộ gia đình, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và các cá nhân có nghĩa vụ thuế.

Việc sử dụng số định danh cá nhân thay cho mã số thuế nhằm mục tiêu thống nhất một mã số duy nhất gắn liền với mỗi cá nhân trong suốt cuộc đời, giúp loại bỏ hiện tượng cấp trùng, cấp sai hoặc phát sinh nhiều mã số thuế cho cùng một cá nhân, vốn đã tồn tại trong quá khứ do thay đổi giấy tờ tùy thân, chuyển địa phương hoặc sai sót trong quá trình đăng ký thuế. Đồng thời, thay đổi này giúp ngành thuế khai thác hiệu quả Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, tạo nền tảng quan trọng để tiến tới quản lý thuế minh bạch, hiệu quả và giảm thủ tục hành chính cho người dân, doanh nghiệp.

II. Phương thức triển khai và áp dụng trong thực tiễn

Việc sử dụng số định danh cá nhân thay mã số thuế từ 01/7/2025 được thực hiện theo cơ chế đồng bộ tự động giữa cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và hệ thống quản lý thuế điện tử. Cơ quan thuế sẽ không yêu cầu cá nhân làm thủ tục chuyển đổi nếu thông tin cá nhân đã trùng khớp, nhằm giảm thiểu thủ tục, tiết kiệm thời gian và chi phí tuân thủ cho người nộp thuế.

1. Đối với cá nhân đã có mã số thuế

Cục Thuế sẽ tự động rà soát, đối chiếu dữ liệu để chuyển đổi mã số thuế hiện có sang số định danh cá nhân nếu thông tin cá nhân đã đầy đủ, chính xác. Trường hợp phát hiện thông tin không khớp (như sai tên, ngày sinh, hoặc số CCCD không trùng khớp), mã số thuế sẽ được đưa vào trạng thái “tạm ngừng hoạt động chờ cập nhật thông tin định danh”. Điều này tạo ra rủi ro gây chậm trễ trong việc hoàn thành nghĩa vụ tài chính, dẫn đến nguy cơ bị tính tiền chậm nộp hoặc có thể dẫn đến việc không thể ăng ký được người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh. Do đó, để hạn chế các rủi ro trên, người nộp thuế cần chủ động thực hiện cập nhật với cơ quan thuế theo hướng dẫn tại Điều 25 Thông tư 86/2024/TT-BTC để tiếp tục sử dụng số định danh cá nhân cho các giao dịch thuế.

2. Đối với hộ gia đình, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh

Toàn bộ hộ gia đình, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sẽ sử dụng số định danh cá nhân của người đại diện làm mã số thuế duy nhất từ 01/7/2025. Các địa điểm kinh doanh phụ thuộc trước đây có mã số thuế riêng sẽ không được cấp thêm mã số thuế mới mà sử dụng số định danh cá nhân của chủ hộ để thực hiện kê khai, nộp thuế và thực hiện nghĩa vụ thuế khác. Việc này giúp tập trung quản lý thuế, giảm phát sinh nhiều mã số thuế cho cùng một cá nhân, hỗ trợ tra cứu và quản lý nghĩa vụ thuế tại nhiều địa điểm kinh doanh dễ dàng, chính xác.

Trong quá trình triển khai chuyển đổi, một thực tế phát sinh là nhiều cá nhân trước đây đã được cấp nhiều hơn một mã số thuế. Do đó, để đảm bảo dữ liệu thuế được thống nhất, cá nhân cần chủ động cập nhật thông tin số căn cước công dân (CCCD) cho tất cả các mã số thuế hiện có. Sau khi tiếp nhận thông tin, cơ quan thuế sẽ tiến hành tích hợp, hợp nhất các mã số thuế vào một số CCCD duy nhất, đồng thời đồng bộ dữ liệu kê khai, nộp thuế, hoàn thuế, khấu trừ thuế của người nộp thuế vào cùng một mã. Kể từ ngày 01/7/2025, người nộp thuế chỉ cần sử dụng số CCCD khi thực hiện các giao dịch, thủ tục thuế.

III. Quản lý chứng từ, hóa đơn và tính liên tục pháp lý

Theo hướng dẫn, các hóa đơn, chứng từ, biên lai đã phát hành theo mã số thuế cũ vẫn giữ nguyên giá trị pháp lý sau ngày 01/7/2025. Người nộp thuế không cần thu hồi hoặc điều chỉnh hóa đơn đã phát hành khi chuyển đổi sang sử dụng số định danh cá nhân. Việc kê khai, khấu trừ, hoàn thuế và các giao dịch thuế sẽ được thực hiện trên nền tảng số định danh cá nhân, đảm bảo tính liên tục và minh bạch trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế.

Trong quá trình triển khai, Cục Thuế đã phối hợp với Bộ Công an, các địa phương để làm sạch, đối chiếu dữ liệu giữa cơ sở dữ liệu dân cư quốc gia với cơ sở dữ liệu quản lý thuế, đảm bảo việc chuyển đổi được thực hiện đồng bộ, hạn chế tối đa các sai sót phát sinh. Ngoài ra, hệ thống khai thuế điện tử, ứng dụng eTax, eTax Mobile cũng được nâng cấp để hỗ trợ tra cứu, kiểm tra trạng thái mã số thuế, đồng thời tiếp nhận yêu cầu cập nhật thông tin định danh từ người nộp thuế trong trường hợp cần thiết.

Việc triển khai phương thức sử dụng số định danh cá nhân thay thế mã số thuế từ ngày 01/7/2025 được xem là bước đi quan trọng trong cải cách quản lý thuế tại Việt Nam, giúp đồng bộ hóa dữ liệu, giảm thủ tục, nâng cao hiệu quả quản lý thuế, đồng thời tạo thuận lợi cho người nộp thuế trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế của mình, hướng tới hệ thống quản lý thuế hiện đại, minh bạch và kết nối với các nền tảng dữ liệu quốc gia.

ALTAS có thể hỗ trợ như thế nào?

ALTAS LAW cung cấp các gói dịch vụ pháp lý và kế toán, thuế toàn diện được thiết kế để hỗ trợ liền mạch trong giai đoạn chuyển đổi này: 

• Dịch vụ Kế toán và Thuế: Chúng tôi cung cấp dịch vụ kế toán và thuế để giúp doanh nghiệp quản lý các tác động tài chính, bao gồm lập kế hoạch thuế, quyết toán thuế, thanh tra thuế và hỗ trợ hoàn thuế.

• Giấy phép & Tuân thủ Quy định: Chúng tôi sẽ rà soát tỉ mỉ các giấy phép hiện có, tư vấn về các sửa đổi hoặc gia hạn cần thiết, và hướng dẫn quy trình xin cấp giấy phép/phê duyệt. Đội ngũ của chúng tôi cũng sẽ đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ tất cả các thay đổi quy định liên quan.

Vui lòng liên hệ với chúng tôi qua email contact@altas.vn để thảo luận cụ thể.

--

Bài viết được thực hiện bởi: 

Giám đốc Thành viên tại ALTAS Accounting - Ms. Nguyễn Nhạc Thiên Ân & Trợ lý pháp lý cao cấp Đặng thị Ngọc Lan

Ngày xuất bản: 17/7/2025