Legal Update: Thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam cho thương nhân nước ngoài – Những điều Nhà đầu tư cần biết

Bài viết hướng dẫn thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam cho thương nhân nước ngoài, gồm phạm vi hoạt động, điều kiện cấp phép và thời hạn giấy phép. Đồng thời, ALTAS LAW cung cấp dịch vụ hỗ trợ pháp lý và quản lý dòng tiền tuân thủ quy định. Nhà đầu tư được khuyến nghị tham vấn luật sư để đảm bảo tuân thủ pháp luật.

GIỚI THIỆU

Thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam là một chiến lược xâm nhập thị trường hiệu quả, giúp các Nhà đầu tư nước ngoài nhanh chóng nắm được hiểu biết trực tiếp về thị trường nội địa. Hiện diện thương mại này cho phép họ tuyển dụng nhân sự, phát triển các chiến lược mục tiêu và tạo tiền đề cho việc thành lập một công ty có vốn đầu tư nước ngoài hoàn chỉnh. Pháp luật Việt Nam cũng giới hạn các hoạt động của Văn phòng đại diện nhằm khuyến khích các hoạt động thương mại thông qua các thực thể chịu thuế.

Văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam hoạt động như một đơn vị phụ thuộc, hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của công ty mẹ. Các hoạt động được phép bao gồm thành lập văn phòng, tuyển dụng nhân viên, quản lý và thúc đẩy các hợp đồng kinh doanh của Công ty mẹ, các hoạt động nghiên cứu thị trường... Văn phòng đại diện thường đóng vai trò là đầu mối liên lạc giữa trụ sở chính Công ty mẹ và các hoạt động kinh doanh quốc tế. Việc thành lập Văn phòng đại diện dễ dàng hơn so với việc mở chi nhánh hoặc công ty có vốn đầu tư nước ngoài vì Văn phòng đại diện không thực sự "kinh doanh" (như bán hàng), do đó nhìn chung không bị quản lý chặt chẽ như các hình thức doanh nghiệp khác.

THỦ TỤC THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN TẠI VIỆT NAM CỦA THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI

1.1 Phạm vi hoạt động của Văn phòng đại diện (VPDD)

Thương nhân nước ngoài có quyền thành lập VPDD tại Việt Nam để thực hiện các hoạt động chính sau:

- Hoạt động như một văn phòng liên lạc, thực hiện nghiên cứu thị trường, các hoạt động xúc tiến thương mại;

- Phát triển cơ hội hợp tác đầu tư cho thương nhân nước ngoài;

- Các hoạt động khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Lưu ý rằng VPDD không được phép thực hiện bất kỳ hoạt động kinh doanh, cung cấp dịch vụ hay các hoạt động sinh lợi trực tiếp nào nhân danh chính mình tại Việt Nam.

1.2 Điều kiện thành lập Văn phòng đại diện

1.2.1 Điều kiện áp dụng đối với thương nhân nước ngoài

Giấy phép thành lập VPDD tại Việt Nam chỉ được cấp nếu thương nhân nước ngoài đáp ứng các điều kiện sau:

- Được thành lập hợp pháp theo pháp luật của quốc gia nơi đăng ký kinh doanh hoặc theo các cam kết trong các điều ước quốc tế mà quốc gia đó là thành viên, hoặc được pháp luật của quốc gia/vùng lãnh thổ đó công nhận;

- Đã hoạt động ít nhất 01 (một) năm kể từ ngày thành lập hợp pháp hoặc đăng ký kinh doanh hợp lệ;

- Nếu Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (hoặc tài liệu tương đương) của thương nhân nước ngoài có ghi thời hạn hoạt động, thì thời hạn còn hiệu lực phải ít nhất 01 (một) năm kể từ ngày nộp hồ sơ;

- Nội dung hoạt động của VPDD phải phù hợp với các cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

- Nếu nội dung hoạt động của VPDD không phù hợp với cam kết của Việt Nam, hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia/vùng lãnh thổ tham gia các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, thì việc thành lập VPDD phải được Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan chuyên ngành có thẩm quyền phê duyệt (sau đây gọi là Bộ trưởng quản lý chuyên ngành).

1.2.2 Điều kiện áp dụng đối với hoạt động của Văn phòng đại diện và Trưởng Văn phòng đại diện

Bên cạnh đó, Văn phòng Đại diện và Trưởng Văn phòng Đại diện (CRO) còn phải tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành như sau:

· VPDD của một thương nhân nước ngoài không được đại diện đồng thời cho thương nhân nước ngoài khác và không được cho thuê lại trụ sở của mình.

· Trưởng Văn phòng Đại diện không được đồng thời giữ các chức vụ sau:

- Trưởng chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;

- Trưởng chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác tại Việt Nam;

- Người đại diện theo pháp luật của cùng một thương nhân nước ngoài hoặc của một thương nhân nước ngoài khác;

- Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được thành lập theo pháp luật Việt Nam.

· Nếu thương nhân nước ngoài ủy quyền cho Trưởng Văn phòng Đại diện ký kết hợp đồng hoặc bổ sung/sửa đổi hợp đồng đã ký, thì việc ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản. Mỗi lần ủy quyền chỉ có giá trị cho một lần ký kết, bổ sung hoặc sửa đổi hợp đồng duy nhất.

1.3 Thời hạn của giấy phép

Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam có thời hạn tối đa lên đến 05 (năm) năm, nhưng không được vượt quá thời hạn còn lại của Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc các tài liệu tương đương của thương nhân nước ngoài nếu các tài liệu này có quy định về thời hạn. Giấy phép có thể được gia hạn nhiều lần.

ALTAS CÓ THỂ HỖ TRỢ GÌ CHO NHÀ ĐẦU TƯ?

ALTAS cung cấp dịch vụ hỗ trợ toàn diện cho các doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam kể từ khi thành lập đến khi chấm dứt hoạt động. Dịch vụ của chúng tôi bao gồm:

(i) Thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân Nước ngoài, bao gồm đăng ký và điều chỉnh bất kỳ nội dung nào của giấy phép;

(ii) Dịch vụ tư vấn pháp lý thường xuyên: ALTAS cung cấp dịch vụ tư vấn pháp lý thường xuyên với mức phí cố định hàng tháng, cho phép Khách hàng tiếp cận đội ngũ luật sư chuyên nghiệp trong nhiều lĩnh vực, đảm bảo hỗ trợ toàn diện trong suốt thời gian thực hiện hợp đồng tư vấn thường xuyên;

(iii) Dịch vụ liên quan đến thuế, từ lập kế hoạch, báo cáo đến quyết toán thuế;

(iv) Dịch vụ kế toán bao gồm quản lý tài khoản ngân hàng và sổ quỹ tiền mặt;

(v) Dịch vụ liên quan đến lao động, tiền lương, bảo hiểm bắt buộc và thuế thu nhập cá nhân;

(vi) Dịch vụ xin giấy phép lao động (work permit), và thẻ tạm trú (temporary residence card) và tư vấn hợp đồng lao động;

(vii) Dịch vụ thư ký doanh nghiệp bao gồm xin phiếu Lý lịch tư pháp, hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật tài liệu, quản lý tài sản...;

(viii) Dịch vụ đánh giá tuân thủ (regulatory compliance) bao gồm chuẩn bị và nộp báo cáo hoạt động hàng năm – một yêu cầu pháp lý bắt buộc theo quy định pháp luật Việt Nam đối với Văn phòng đại diện;

(ix) Hỗ trợ các vấn đề liên quan đến giải thể/chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện hoặc chuyển đổi hoạt động thành công ty có vốn đầu tư nước ngoài;

(x) Tư vấn, soạn thảo các biểu mẫu/tài liệu cần thiết về bảo vệ dữ liệu cá nhân theo quy định pháp luật hiện hành của Việt Nam.

NHỮNG ĐIỀU NÊN VÀ KHÔNG NÊN TRONG VIỆC QUẢN LÝ DÒNG TIỀN CỦA VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

Nhà đầu tư cần đặc biệt chú ý đến các yêu cầu tuân thủ, bao gồm quy định về tài khoản ngân hàng nội địa, tỷ giá hối đoái và đầu tư; phạm vi hoạt động được phép của Văn phòng đại diện; quan hệ lao động; nghĩa vụ bảo hiểm bắt buộc; và các quy định về thuế thu nhập cá nhân.

Hiểu rõ phạm vi hoạt động được phép của Văn phòng đại diện sẽ giúp nhà đầu tư có cái nhìn tổng quan về cách dòng tiền luân chuyển vào và ra khỏi Văn phòng đại diện, cũng như các yêu cầu pháp lý cần tuân thủ. Ví dụ, nguồn vốn từ công ty mẹ ở nước ngoài được chuyển vào Văn phòng đại diện tại Việt Nam và chỉ được sử dụng cho các giao dịch hợp lệ như chi phí thuê văn phòng, tiền lương nhân viên… chứ không được sử dụng để thực hiện các giao dịch khác như mua hàng hóa/dịch vụ nhằm mục đích sinh lợi hoặc mua cổ phiếu, chứng khoán hay công cụ tài chính để đầu tư.

Ngoài ra cần tuân thủ các quy định về hóa đơn Giá trị gia tăng, theo đó người bán phải xuất hóa đơn hợp pháp cho tất cả hàng hóa và dịch vụ được cung cấp và người mua có trách nhiệm thu thập và lưu giữ các hóa đơn này.

KẾT LUẬN

ALTAS cung cấp các dịch vụ hỗ trợ toàn diện, đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật Việt Nam từ việc chuẩn bị tài liệu cần thiết, xin giấy phép cho đến thực hiện các nghĩa vụ sau cấp phép. Vui lòng liên hệ với Partner - ông Chris Luong qua email chris.luong@altas.vn để được tư vấn, hỗ trợ nhanh nhất.

Tác giả: Lương Văn Chương - Luật sư điều hành tại ALTAS

Ngày: 12/02/2025

Bản quyền © 2025 ALTAS LAW. Bảo lưu mọi quyền. Quyền sở hữu: Tài liệu này và nội dung thể hiện trong đó (Tài Liệu) là tài nguyên độc quyền thuộc sở hữu độc quyền của ALTAS LAW (tức là ALTAS LAW, ALTAS CORP và các công ty thành viên). Việc sử dụng Tài Liệu này tự nó không tạo ra bất kỳ mối quan hệ hợp đồng hoặc bất kỳ mối quan hệ luật sư/khách hàng nào giữa ALTAS LAW và bất kỳ bên nào. Miễn trừ trách nhiệm: Tất cả Tài Liệu chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin và có thể không phản ánh những quy định pháp lý mới nhất. Tất cả các tóm tắt về luật, quy định và thông lệ đều có thể thay đổi. Tài Liệu này không được cung cấp dưới dạng tư vấn pháp lý hoặc chuyên môn cho bất kỳ vấn đề cụ thể nào. Tài Liệu không nhằm mục đích thay thế cho việc tham khảo (và tuân thủ) các điều khoản chi tiết của luật, quy tắc, quy định hoặc biểu mẫu hiện hành nào. Khách hàng được khuyến cáo phải tư vấn pháp lý trước khi quyết định thực hiện hoặc không thực hiện bất kỳ hành động nào dựa theo thông tin nêu trong Tài Liệu. ALTAS LAW và các biên tập viên cùng các tác giả không đảm bảo tính chính xác của Tài Liệu và từ chối chịu bất kỳ trách nhiệm đối với bất kỳ bên nào liên quan đến hành động của họ dựa trên toàn bộ hoặc bất kỳ phần nào của Tài Liệu. Tài Liệu có thể chứa các liên kết đến các trang website bên ngoài và các trang website bên ngoài có thể dẫn liên kết đến Tài Liệu. ALTAS LAW không chịu trách nhiệm về nội dung hoặc hoạt động của bất kỳ trang website bên ngoài nào như vậy và từ chối mọi trách nhiệm liên quan đến nội dung hoặc hoạt động của bất kỳ trang website bên ngoài nào. Lưu ý: kết quả đã đạt được trong quá khứ không đảm bảo cho một kết quả tương tự trong tương lai, mỗi vụ việc đều có tính chất khác nha