BẢN TIN PHÁP LÝ: ĐỊNH DANH ĐIỆN TỬ - BƯỚC ĐI CẦN THIẾT CHO DOANH NGHIỆP TRƯỚC NGÀY 01/7/2025

Từ ngày 1/7/2025, theo quy định tại khoản 4 Điều 40 Nghị định 69/2024/NĐ-CP, các tài khoản doanh nghiệp đã đăng ký trên Cổng Dịch vụ công quốc gia và hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh sẽ không còn hiệu lực. Thay vào đó, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng tài khoản định danh điện tử tổ chức trên ứng dụng VNeID để thực hiện các thủ tục hành chính trực tuyến.

Đây là bước tiến quan trọng trong quá trình chuyển đổi số, giúp doanh nghiệp xác thực danh tính một cách chính xác, đảm bảo bảo mật thông tin và thuận tiện khi làm việc với cơ quan nhà nước.

1.Đối tượng nào cần thực hiện định danh điện tử

Tất cả các cơ quan, tổ chức được thành lập hoặc đăng ký hoạt động tại Việt Nam, bao gồm doanh nghiệp trong nước và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI), bắt buộc phải sử dụng tài khoản định danh điện tử tổ chức trên ứng dụng VNeID để thực hiện các thủ tục hành chính trực tuyến. Điều này áp dụng cho mọi doanh nghiệp, không phân biệt loại hình hay quy mô hoạt động.

2.Trình tự, thủ tục đăng ký tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp

Theo Điều 12 Nghị định 69/2024/NĐ-CP, doanh nghiệp thực hiện đăng ký tài khoản định danh điện tử tổ chức theo các bước sau:

Bước 1: Gửi yêu cầu đăng ký

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp (hoặc người được ủy quyền) sử dụng tài khoản định danh cá nhân mức độ 2 đăng nhập ứng dụng VNeID, nhập thông tin được yêu cầu cung cấp và gửi yêu cầu cấp tài khoản định danh điện tử tổ chức.

Doanh nghiệp cũng có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan quản lý định danh hoặc cơ quan cấp căn cước công dân, kèm theo Phiếu đề nghị theo mẫu quy định.

Bước 2: Xác thực thông tin

Cơ quan có thẩm quyền sẽ đối chiếu thông tin của doanh nghiệp với dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu quốc gia như đăng ký doanh nghiệp hoặc các hệ thống chuyên ngành khác. Nếu thông tin chưa đầy đủ hoặc chưa có, cơ quan chức năng sẽ thực hiện xác minh bổ sung.

Bước 3: Nhận kết quả đăng ký

Sau khi hoàn tất xác thực, kết quả cấp tài khoản định danh điện tử sẽ được thông báo qua ứng dụng VNeID, tin nhắn hoặc email đến người đại diện của doanh nghiệp.

Trường hợp hồ sơ chưa đạt yêu cầu, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo lý do từ chối bằng văn bản hoặc các phương tiện điện tử nêu trên.

3.Những vướng mắc, khó khăn khi thực hiện định danh điện tử

Trong quá trình triển khai đăng ký tài khoản định danh điện tử tổ chức trên ứng dụng VNeID, nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) – đã gặp phải không ít khó khăn. Dưới đây là một số vướng mắc phổ biến và giải pháp doanh nghiệp có thể áp dụng:

• Người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài: Việc đăng ký tài khoản định danh điện tử mức độ 2 cho người nước ngoài yêu cầu phải đến cơ quan quản lý xuất nhập cảnh thuộc Bộ Công An hoặc Công an cấp tỉnh tại địa phương để thực hiện thủ tục xác thực, gây mất thời gian và công sức.

• Người đại diện theo pháp luật chưa thực hiện định danh mức 2: Không chỉ riêng người nước ngoài, nhiều người đại diện theo pháp luật là công dân Việt Nam cũng chưa hoàn tất thủ tục xác thực mức độ 2 trên VNeID – một trong những nguyên nhân khiến hồ sơ bị trả lại.

• Thông tin doanh nghiệp không trùng khớp với cơ sở dữ liệu quốc gia: Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến nhiều doanh nghiệp bị từ chối cấp tài khoản định danh điện tử là do thông tin đăng ký không trùng khớp với dữ liệu trên các hệ thống quản lý nhà nước, đặc biệt là Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành như thuế, bảo hiểm... Tình trạng này thường xảy ra khi doanh nghiệp đã có thay về nội dung đăng ký kinh doanh nhưng chưa cập nhật hoặc cập nhật chưa đầy đủ theo đúng quy trình.

Do đó, trước khi thực hiện đăng ký tài khoản định danh điện tử tổ chức, doanh nghiệp cần chủ động rà soát toàn bộ thông tin pháp lý để bảo đảm trùng khớp với hệ thống dữ liệu nhà nước.

Trường hợp phát hiện có thay đổi nhưng chưa được ghi nhận trên hệ thống, doanh nghiệp cần nhanh chóng nộp hồ sơ điều chỉnh đến cơ quan quản lý tương ứng (ví dụ: cơ quan quản lý thuế đối với thay đổi thông tin đăng ký thuế, hoặc Sở Tài chính đối với thông tin đăng ký doanh nghiệp) để được cập nhật kịp thời, tránh ảnh hưởng đến việc đăng ký định danh điện tử.

Để tránh gián đoạn trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật từ ngày 01/7/2025, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện định danh điện tử tổ chức ngay từ bây giờ. Việc chuẩn bị sớm không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, công sức mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và tương tác số với cơ quan nhà nước.

4.ALTAS có thể hỗ trợ như thế nào?

ALTAS LAW cung cấp các gói dịch vụ pháp lý và kế toán, thuế toàn diện được thiết kế để hỗ trợ liền mạch trong giai đoạn chuyển đổi này:

• Dịch vụ Kế toán và Thuế: Chúng tôi cung cấp dịch vụ kế toán và thuế để giúp doanh nghiệp của Quý vị quản lý các tác động tài chính của những cải cách này, bao gồm lập kế hoạch thuế, báo cáo và tuân thủ.

• Giấy phép & Tuân thủ Quy định: Chúng tôi sẽ rà soát tỉ mỉ các giấy phép và giấy phép hiện có của Quý vị, tư vấn về các sửa đổi hoặc gia hạn cần thiết, và hướng dẫn Quý vị qua quy trình xin cấp bất kỳ phê duyệt mới nào. Đội ngũ của chúng tôi cũng sẽ đảm bảo Quý vị tuân thủ tất cả các thay đổi quy định liên quan.

Vui lòng liên hệ với chúng tôi qua email contact@altas.vn để thảo luận cụ thể và khám phá cách chúng tôi có thể hợp tác với Quý vị để vượt qua những cải cách này một cách thành công.

---

Viết bởi: Lương Văn Chương (Chris) - Luật sư Thành viên tại ALTAS Law & Trợ lý pháp lý cao cấp Đặng Thị Ngọc Lan - ALTAS Law

Ngày: 10.06.2025